Telesekreter mi, telefon asistanı mı?

Telefonu açamadığınızda arayanı ne karşılıyor: bir bip sesi mi, yoksa onunla konuşan biri mi? Yıllardır çoğu hatta ikincisi değil, birincisi tanımlı. Bu yazıda telesekreterin nasıl çalıştığını, telefon asistanından farkını ve telesekreteri kapatıp asistana geçmenin yolunu anlatıyoruz.

Telesekreter nasıl çalışır?

Telesekreter, operatörünüzün sunduğu sesli mesaj hizmetidir. Telefonunuz belli bir süre çaldıktan sonra açılmazsa, hattınız meşgulse ya da kapalıysa arama telesekretere düşer. Arayan bir karşılama sesi duyar, bip sesinden sonra konuşur ve kapatır. Mesaj bir kutuda bekler; siz sonradan dinlersiniz.

Bu düzenin iki özelliği vardır. Birincisi, arayanla konuşan kimse yoktur; mesaj tek yönlüdür. İkincisi, mesajı öğrenmek için bir adım atmanız gerekir: kutuyu aramak ya da bildirimi açıp dinlemek. Pek çok arayan da mesaj bırakmadan kapatır, çünkü ne söyleyeceğini bilmez ya da cevap beklemektedir.

Telefon asistanı ne farklı yapar?

Telefon asistanı aramayı karşılar ve arayanla konuşur. Adını sorar, konuyu öğrenir, gerekirse bir iki açıklayıcı soru ekler ve notu düzenli bir özet halinde size gönderir. Mesaj sesli kutuda beklemez; yazıya dökülmüş olarak doğrudan size ulaşır.

Farkı kısaca şöyle özetleyebiliriz:

• Telesekreter: bekler, mesajı sizin dinlemenizi gerektirir, arayana geri bildirim vermez.
• Telefon asistanı: konuşur, soru sorar, bilgiyi sınıflandırıp özet olarak iletir.

Sanal sekreterin başka türlerini görmek için sanal sekreter nedir yazısına, yapay zeka tarafının ayrıntıları için yapay zeka sekreter yazısına bakabilirsiniz.

Hangisi size uygun?

Telefonunuz nadiren çalıyorsa ve arayanlar genelde tanıdıklarınızsa telesekreter yeterli olabilir. Ancak müşteri, tedarikçi ya da yeni tanışacağınız kişiler sizi arıyorsa, bip sesinin ardından konuşmak istemeyenlerin kaybolması olasıdır. Bu durumda asistan, arayanın söyleyeceğini rahatça bırakabilmesini sağlar. Toplantı sırasındaki durumlar için toplantıdayken gelen aramalar yazısı da yol gösterebilir.

Telesekreteri kapatıp asistanı açmak

Burada bilmeniz gereken kritik nokta şudur: iki yönlendirme aynı anda açık olamaz. Telesekreter de bir tür yönlendirmedir. Türk Telekom bunu kendi sayfasında açıkça yazıyor. Yani hattınızda telesekreter açıkken asistana yönlendirme yapmak istediğinizde, önce telesekreteri kapatmanız gerekir; aksi halde aramalar beklediğiniz yere gitmez.

Adımlar şöyledir:

1. Operatörünüze göre telesekreteri kapatın. Ayrıntılar telesekreter kapatma rehberinde.
2. Yönlendirme kodunu girin. İhtiyaca göre kodlar şunlardır:
   • **21* her arama
   • **61* açamadığınızda
   • **67* meşgulken
   • **62* kapalıyken
3. Aramanın gerçekten yönlendiğini, hattınızı başka bir telefondan arayarak deneyin.

Yönlendirmeyi kaldırmak gerektiğinde ##21#, ##61#, ##67# ve ##62# kodları kullanılır. Turkcell kendi sayfasında tüm yönlendirmeleri tek seferde iptal eden ##002# kodunu da yazıyor; bu kod başka operatörler için geçerli olmayabilir. Kodu doğru numarayla hazırlamak için yönlendirme kodu oluşturucu aracını kullanabilirsiniz. Operatörünüze özel anlatım için Turkcell, Vodafone ve Türk Telekom rehberleri yardımcı olur.

Yönlendirilen aramalar operatörünüzün tarifesine göre ücretlenebilir; operatörünüzün sayfasına bakmanızı öneririz. Yönlendirmenin ne olduğunu ve türlerini arama yönlendirme nedir ile yönlendirme türleri yazılarında bulabilirsiniz.

Geri dönmek isterseniz

Asistanı bırakıp telesekretere dönmek istediğinizde yönlendirmeyi iptal eder, ardından telesekreteri operatörünüzün yöntemiyle yeniden açarsınız. Aynı kural geçerlidir: aynı anda yalnızca biri açık kalabilir.

Telesekreterin zayıf yanları

Telesekreterin en büyük sınırı, arayanın konuşmayı seçmek zorunda olmasıdır. Bip sesini duyan herkes kısa bir an tereddüt eder; kimi kapatır, kimi dağınık bir mesaj bırakır. Mesajda isim ya da geri dönüş numarası eksik kalabilir. Sizin de mesajları sırayla dinlemeniz, hangisinin acil olduğunu tek tek ayıklamanız gerekir.

Bir başka nokta, telesekreterin çoğu zaman her operatörde aynı biçimde çalışmamasıdır. Karşılama süresi, mesaj kutusu ve açma kapama yöntemi operatöre göre değişir. Bu yüzden kendi operatörünüzün sayfasına bakmak her zaman doğru adımdır.

Telefon asistanının sınırları

Asistan da her şeyi yapmaz. Sizin adınıza karar vermez, pazarlık yapmaz ve sözleşme onaylamaz. Görevi, arayanı dinlemek ve notu eksiksiz iletmektir. Telesekretere göre avantajı, konuşmayı başlatan tarafın asistan olması ve arayanın ne yapacağını bilmesidir.

Geçiş sırasında dikkat edilecekler

Geçişi sakin bir saatte yapmak iyi olur. Telesekreteri kapattığınız anla yeni yönlendirmeyi açtığınız an arasında kısa bir boşluk kalabilir; bu süre içinde gelen aramalar normal biçimde çalar ve açılmazsa karşılıksız kalır. Bu yüzden iki adımı peş peşe, birkaç dakika içinde tamamlamanız yeterlidir.

Geçişten sonra hattınızı başka bir telefondan arayarak deneyin. Aramayı bilerek açmayın, asistanın devreye girdiğini ve notun size ulaştığını görün. Bir sorun çıkarsa yönlendirme kodlarını yeniden gözden geçirin; yanlış bir rakam ya da eksik bir yıldız çoğu zaman sebep olur.

Alobi bu işin neresinde?

Alobi, telesekreterin yerini alan bir telefon asistanıdır. Cep hattınızı operatör koduyla yönlendirirsiniz; numaranız değişmez ve telefon önce sizde çalar. Açamadığınız anlarda Alobi arayanı karşılar, kendini asistan olarak tanıtır, notu alır ve özeti birkaç saniye içinde WhatsApp'tan iletir. Ürün henüz satışta değil; numaranızı bırakın, sizi arayalım.